關于學生檔案查詢利用服務的通知

  為進一步優化辦事流程，提升檔案服務水平，滿足廣大師生、校友和社會對檔案利用的需求，實現檔案查詢利用的“無接觸”“零跑腿”。經研究決定：自2023年12月18日起，合肥大學檔案館將通過電子郵箱開展查檔利用服務。現就通過電子郵箱開展查檔服務的有關事項通知如下。

一、服務對象

1.校內單位與師生

在學校正常工作日，可持有效證明或證件隨時來館辦理業務。

2.校外單位與校友

通過電子郵箱網上辦理。有查檔需求的單位或個人，請填寫《合肥大學檔案館查檔申請表》（見附件），及相關證明材料一起打包壓縮后，發送至檔案館辦公電子郵箱xdang@hfuu.edu.cn，郵件名稱包含姓名和辦理事項。如：張三申請學生成績單復印蓋章，李四申請新生錄取名冊復印等，校檔案館工作人員審核通過后依次辦理。

二、服務方式

1.單位查檔

填寫查檔《合肥大學檔案館查檔申請表》，與查檔單位介紹信、經辦人露出面部的手持身份證拍照電子版、被查檔人的身份證正反面拍照電子版、被查檔人畢業證/學位證電子版電子版（如證書遺失則不必提供）打包上傳后發至檔案館工作郵箱xdang@hfuu.edu.cn。

2.本人查檔

填寫查檔《合肥大學檔案館查檔申請表》，與本人露出面部的手持身份證拍照電子版、畢業證/學位證電子版（如證書遺失則不必提供）打包上傳后發至檔案館工作郵箱xdang@hfuu.edu.cn。

3.委托查檔

填寫查檔《合肥大學檔案館查檔申請表》，與被委托人露出面部的手持身份證拍照電子版、委托人身份證正反面拍照電子版、委托人畢業證/學位證電子版

（如證書遺失則不必提供）打包上傳后發至檔案館工作郵箱

xdang@hfuu.edu.cn。

三、郵件查檔及其主要服務范圍

1.各類學生學籍檔案查詢（服務個人）

學籍檔案的日常調取與利用，如錄取花名冊、畢業證簽發名單等學籍檔案。

2.其他業務咨詢辦理（服務單位或個人）

可先咨詢電話0551-62158041后辦理。

四、服務時間

查檔時間為每周一至周五上午8：30-11：00，下午14：30-16：00。國家法定節假日不受理查檔業務。學校寒、暑假查檔時間另行通知。

查檔結果為加蓋檔案證明章的紙質復印件。

1.郵寄。紙質版辦理材料經檔案館密封后默認以中國郵政EMS快遞到付的方式寄出。

2.到館自取。校內師生、受委托辦理業務的校內師生可在正常工作日隨時攜帶相關證件到圖書館4樓檔案館401室自取。

五、溫馨提示

1.自預約之日起，3個工作日之內辦理完畢，請及時查收。

2.為有效溝通，提高查檔效率，請務必準確填寫《合肥大學檔案館查檔申請表》的各項信息、保持電話暢通。

3.如有疑問請撥打電話：0551-62158041

感謝您對檔案館工作的支持和理解！

附件：合肥大學學生檔案查詢利用服務（遠程查檔）申請表.xlsx